Sistema de Controle
e Indicadores de RH
O Sistema de Controle e Indicadores de RH é uma planilha que reúne, em um só lugar, o cadastro de pessoas, o controle de ponto, a folha de pagamento, as férias, os benefícios, a saúde e segurança do trabalho, as obrigações com o governo e o arquivo de documentos. Ela é organizada em 11 abas, cada uma com uma função específica.
Esta documentação explica, aba por aba, o que cada uma faz, o que você precisa preencher e o que a planilha calcula sozinha. Não é preciso conhecimento técnico: basta seguir os passos descritos em cada seção.
- Comece pela aba CONFIG (nº 11): é o cérebro da planilha e deve ser ajustada antes do primeiro uso.
- Entenda o código de cores: células brancas = você preenche; cinza em itálico = calculado automaticamente; amarelo, vermelho e verde = indicadores de prazo.
- Use a aba INÍCIO como painel: ela mostra o resumo de tudo e não precisa de digitação.
- Em cada seção, você encontra: o que é a aba, como usá-la passo a passo, o que acontece sozinho e quais campos são seus e quais são automáticos.
Início
Esta aba funciona como o painel de instrumentos de um carro: você só olha, não mexe. É a primeira tela que aparece ao abrir a planilha e mostra o resumo de tudo que está acontecendo com a sua equipe neste momento — quantas pessoas estão ativas, se há alguma obrigação atrasada e quanto custou a folha no mês.
Nenhum dado precisa ser digitado aqui. Todos os números se atualizam sozinhos a partir do que você lança nas outras abas.
O que você vê nesta aba
- Visão Geral da Empresa — quatro indicadores em destaque: Colaboradores Ativos, Em Férias, Admissões no Ano e Desligamentos no Ano.
- Movimentação do Mês Corrente — quatro indicadores do mês atual: Admissões no Mês, Desligamentos no Mês, Folha Bruta do Mês (R$) e Custo Total do Mês (R$).
- Alertas Operacionais — oito contadores de situações que pedem atenção: SST a Vencer (30 dias), SST Vencidos, Férias a Vencer, Férias Vencidas, Obrigações Pendentes, Obrigações Atrasadas, Documentos Pendentes e Documentos Vencidos.
- Navegação do Sistema — um painel de atalhos com botões para todas as demais abas, cada um com o nome e uma descrição curta.
O que acontece quando você abre esta aba
- Todos os indicadores são recalculados automaticamente com base nos dados lançados nas outras abas.
- Você não precisa digitar nada — esta aba é somente leitura e se atualiza sozinha.
- Os alertas mudam de valor conforme os registros das abas SST, FÉRIAS, OBRIGAÇÕES e DOCUMENTOS se aproximam do vencimento ou já venceram.
Esta aba não tem campos para preencher. Se algum número parecer errado, o ajuste é feito na aba de origem (COLABORADORES, FOLHA, SST etc.), nunca aqui.
Manual
Pense nesta aba como o livreto de instruções que vem dentro da caixa de um eletrodoméstico. Sempre que tiver dúvida sobre como fazer algo na planilha, consulte aqui primeiro.
Não é preciso ler tudo de uma vez — use como referência pontual. A aba é somente leitura: nenhum campo é editável aqui.
Como esta aba é organizada
É uma tabela com duas colunas — Tópico e Descrição — com 21 itens numerados que cobrem todo o uso do sistema.
Os 21 tópicos do manual
- Como é o sistema e para quem ele é destinado.
- Qual é o primeiro passo ao abrir a planilha (ir à aba CONFIG).
- O código de cores: branco = você preenche; cinza em itálico = calculado automaticamente; amarelo, vermelho e verde = indicadores automáticos de prazo.
- Como adicionar um colaborador.
- Como lançar ponto.
- Como rodar a folha de pagamento.
- Como alterar parâmetros legais (salário mínimo, tabela INSS etc.).
- Como adicionar colunas sem quebrar as fórmulas.
- Como proteger intervalos da planilha.
- Como fazer backup mensal.
- Como configurar alertas automáticos por e-mail (via Apps Script).
- Referência de prazos legais (FGTS, eSocial, 13º etc.).
- Erros comuns e como resolvê-los.
- Hierarquia de suporte: manual → CONFIG → backup.
- O que atualizar em janeiro de cada ano.
- Como funciona a validação automática de CPF.
- Como funciona o cálculo do IRRF, incluindo o redutor da Lei 15.270/2025.
- O que compõe o Custo Total da folha.
- Capacidade máxima da planilha (200 colaboradores, 1.500 lançamentos de folha etc.).
- Recomendações de segurança e LGPD.
- Checklist de atualização anual obrigatória.
Esta aba serve de referência rápida. Sempre que tiver uma dúvida sobre qualquer funcionalidade, comece por aqui antes de mexer nas outras abas.
Colaboradores
Esta aba é como uma ficha cadastral digital de cada pessoa da empresa. Você preenche os dados pessoais e profissionais, e a planilha já calcula a idade, o tempo de serviço e até valida o CPF automaticamente.
É aqui que começa tudo: toda vez que contratar alguém, a primeira coisa a fazer é cadastrá-lo nesta aba.
Como adicionar um novo colaborador
O que acontece quando você preenche
- Ao digitar a data de nascimento, a coluna Idade é calculada automaticamente.
- Ao digitar a data de admissão, a coluna Tempo de Casa se atualiza sozinha (ex.: “3 anos 10 meses”).
- Ao digitar o salário, a coluna Faixa Salarial recebe uma classificação (Júnior, Pleno, Sênior ou Liderança).
- Ao digitar o CPF, a coluna CPF Válido? mostra “OK” em verde se estiver correto, ou “INVÁLIDO” em vermelho se houver erro de digitação.
- O Status do colaborador (Ativo, Férias, Afastado, Aviso Prévio, Desligado) alimenta os contadores da aba INÍCIO.
Campos que você preenche × campos automáticos
Ponto
Esta aba é o espelho do ponto eletrônico, mas em planilha. Para cada dia trabalhado, você registra uma linha, e a planilha calcula sozinha se a pessoa trabalhou além do previsto (horas extras) ou menos (falta).
Atestados médicos têm campo próprio, para que o desconto não seja aplicado indevidamente ao banco de horas do colaborador.
Como lançar um dia de ponto
O que acontece quando você preenche
- Ao informar horas previstas e horas trabalhadas, a coluna Saldo Dia é calculada (positivo = horas extras; negativo = falta de horas).
- A coluna Status é preenchida com uma das situações: Normal, Extra, Folga ou Atestado.
- A coluna Mês/Ano é extraída automaticamente da data lançada.
- O atestado lançado em Atestado (dias) separa o atestado do banco de horas, para não prejudicar o colaborador.
- As colunas Cargo e Departamento são preenchidas a partir da matrícula, buscando os dados da aba COLABORADORES.
Campos que você preenche × campos automáticos
Folha
Esta é a aba mais importante do sistema financeiro. Você coloca o salário base do mês e o número de dependentes — o resto a planilha faz sozinha: calcula o INSS, o imposto de renda, o FGTS, as provisões de férias e 13º, e mostra quanto a empresa realmente gasta com cada funcionário.
Nada precisa ser calculado no papel ou na calculadora. Cada linha representa um colaborador em um mês.
Como lançar a folha de um mês
O que acontece quando você preenche
- Ao preencher Salário Base e Dependentes, a planilha calcula o INSS (tabela progressiva), a Base IRRF, o IRRF (com o redutor da lei vigente), o VT (6% do salário), o Total de Descontos e o Salário Líquido a pagar.
- O campo Horas Extras (R$) soma ao bruto e afeta todos os cálculos seguintes.
- A coluna Custo Total soma tudo que a empresa paga além do líquido: FGTS, INSS Patronal (quando aplicável), Outros Encargos e Provisões de 13º e Férias.
- Os parâmetros de cálculo (alíquotas, tabelas, limites) vêm da aba CONFIG — se a CONFIG estiver correta, os cálculos são automáticos e precisos.
Campos que você preenche × campos automáticos
Férias
Esta aba controla as férias de cada funcionário para que nenhum período vença sem que o colaborador as tenha tirado. A planilha avisa automaticamente quando as férias estão prestes a vencer e quando já passaram do prazo.
Você registra o período e as datas programadas — a planilha faz o acompanhamento sozinha.
Como registrar as férias de um colaborador
O que acontece quando você preenche
- A coluna Status assume uma das situações: Disponível, Programada, Em Gozo ou Vencida.
- Quando o limite de gozo se aproxima (dentro de 30 dias), o alerta correspondente na aba INÍCIO é incrementado.
- Quando a data de gozo passa sem registro de uso, o status muda para “Vencida” e o contador de férias vencidas na aba INÍCIO é ativado.
- As colunas Cargo e Departamento são preenchidas a partir da matrícula.
Campos que você preenche × campos automáticos
Benefícios
Esta aba registra os benefícios que cada funcionário recebe por mês. Você informa o tipo de benefício, o fornecedor e os valores — a planilha calcula quanto a empresa vai gastar e quanto deve ser descontado do contracheque de cada pessoa.
É útil para ter o custo real dos benefícios sempre à mão. Um mesmo colaborador pode ter várias linhas no mesmo mês — uma para cada benefício.
Como registrar um benefício
O que acontece quando você preenche
- Ao preencher valor empresa, valor colaborador e dias, a planilha calcula o Total Empresa (custo para a empresa) e o Total Colaborador (desconto a aplicar na folha).
- Cada linha representa um benefício de um colaborador em um determinado mês.
- As colunas Cargo e Departamento são preenchidas a partir da matrícula.
Campos que você preenche × campos automáticos
SST
Esta aba controla os exames médicos, os equipamentos de proteção (EPIs) e os treinamentos obrigatórios de cada funcionário. Basta registrar quando foi feito e por quanto tempo é válido — a planilha calcula a data de vencimento e avisa quando está perto de vencer ou já passou do prazo.
Isso evita que a empresa fique com documentos obrigatórios em atraso.
Como registrar um item de SST
O que acontece quando você preenche
- Ao informar a Data de Realização e a Validade em meses, a planilha calcula a Data de Vencimento.
- A coluna Dias p/ Vencer se atualiza todos os dias — valores negativos indicam item já vencido.
- A coluna Status assume um dos valores: Vigente (dentro do prazo), A Vencer (vence em até 30 dias) ou Vencido (data já passou).
- Os contadores “SST A Vencer” e “SST Vencidos” na aba INÍCIO são alimentados por esta aba.
Categorias disponíveis para lançamento
Campos que você preenche × campos automáticos
Obrigações
Esta aba funciona como um calendário de compromissos obrigatórios que a empresa precisa cumprir com o governo. Cada obrigação tem uma data-limite. Quando o prazo se aproxima, os alertas na tela principal (aba INÍCIO) mudam.
Quando você finalizar a obrigação, basta registrar a data de envio — e a planilha marca como concluída.
Como registrar uma obrigação
O que acontece quando você preenche
- A coluna Dias p/ Vencer é calculada com base na data de vencimento e na data atual — valores negativos indicam prazo já passado.
- A coluna Status se atualiza: A Fazer, Em Andamento, Concluído ou Atrasado.
- Quando a coluna Data Envio é preenchida, indica que a obrigação foi cumprida.
- Os contadores “Obrigações Pendentes” e “Obrigações Atrasadas” na aba INÍCIO são alimentados por esta aba.
Categorias de obrigações presentes na planilha
Campos que você preenche × campos automáticos
Documentos
Esta aba é o arquivo digital da empresa. Em vez de ficar procurando onde está o RG ou o contrato de um funcionário, você registra aqui onde cada documento foi guardado e quando vence.
A planilha avisa quando algum documento está prestes a vencer — como uma CNH ou um exame médico — para que você providencie a renovação a tempo.
Como registrar um documento
O que acontece quando você preenche
- Se Possui Validade? for “Sim” e a Data de Validade estiver preenchida, a coluna Status monitora se o documento está: Arquivado (sem validade), Vigente (dentro do prazo), A Vencer (vence em até 30 dias) ou Vencido (prazo expirado).
- Os contadores “Documentos Pendentes” e “Documentos Vencidos” na aba INÍCIO são alimentados por esta aba.
Tipos de documentos que podem ser registrados
Locais de arquivo disponíveis
Campos que você preenche × campos automáticos
Config
Esta aba é o cérebro da planilha. Ela guarda todas as regras que o sistema usa para calcular — salário mínimo, tabela de imposto de renda, tabela de INSS — e as listas dos menus que aparecem nas outras abas.
Você só precisa vir aqui quando houver uma mudança legal (por exemplo, o salário mínimo mudou em janeiro) ou quando quiser adicionar um novo departamento ou cargo. Fora isso, dificilmente precisará mexer aqui. É a primeira aba a ser configurada antes de usar o sistema.
Os blocos desta aba
Listas editáveis usadas em todas as outras abas: Departamentos, Cargos, Tipo de Contrato, Status Colaborador, Sexo, Estado Civil, Escolaridade, Motivo de Desligamento, Banco, Responsável, Status da Obrigação, Status do Documento, Tipo de Documento, Local de Arquivo, Tipo de Benefício e Categoria SST. Ao editá-las, os menus suspensos das outras abas se atualizam sozinhos.
Campo central que define o ano-base de toda a planilha. Atualiza automaticamente pelo sistema, mas pode ser editado manualmente.
Campos amarelos editáveis: Salário Mínimo (R$), Teto do INSS (R$), Dedução por dependente IRRF (R$), Vale-Transporte (% do salário), Carga horária mensal (horas), Hora extra 50% e 100%, Adicional noturno, FGTS (%), Multa FGTS por rescisão sem justa causa (%), Meta de turnover máxima (%), Meta de absenteísmo máxima (%) e Aviso prévio mínimo (dias).
Quatro faixas de incidência, com alíquotas e deduções. Deve ser atualizada anualmente conforme a legislação.
Cinco faixas de tributação mensal, com alíquotas e deduções. Deve ser atualizada anualmente.
Parâmetros do redutor de imposto de renda vigente desde janeiro de 2026: limite de isenção total (R$ 5.000), limite do redutor parcial (R$ 7.350), constante e coeficiente da fórmula oficial.
Define se a empresa é optante pelo Simples Nacional ou não, e configura os percentuais de INSS Patronal, RAT (Risco de Acidente de Trabalho) e Sistema S (SESI/SENAI/SESC/SENAC).
Tabela onde ficam registradas as mudanças feitas na CONFIG, com data, responsável e motivo. Útil para auditoria e rastreabilidade.
O que acontece quando você edita esta aba
- Qualquer alteração em um parâmetro (ex.: atualizar o salário mínimo) se propaga automaticamente para todas as abas que dependem desse valor — Folha, INÍCIO etc.
- Alterar as listas atualiza automaticamente todos os menus suspensos das outras abas.
Nunca renomeie esta aba — isso quebra todas as fórmulas do sistema. Nunca exclua linhas da CONFIG; se isso acontecer por acidente, use Ctrl+Z imediatamente.